KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Komunikasi Bisnis ialah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencangkup berbagai macam bentuk komunikasi verbal maupun nonverbal.

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

1) KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi Verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan dan lisan.

© Berbicara dan Menulis

Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan. Adapun bentuk-bentuk tulisan bisnis mencangkup antara lain surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.

© Mendengarkan dan Membaca

Mendengarkan dan membaca adalah hal yang berbeda namun keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi. Langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok dan ide-ide pendukung secara rinci.

2) KOMUNIKASI NONVERBAL

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal yaitu :

© Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.

© Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang terhadap orang lain.

© Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak.

Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, dan berbagai macam perasaan lainnya.

Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya, seperti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap seperti hitam mempunyai makna kedukaan atau kesusahan.

Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian pesan. Pada komunikasi verbal pesan disampaikan secara spontan sedangkan komunikasi nonverbal dilakukan secara tidak sadar atau secara alami (natural).

a. Pentingnya Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audience juga dapat menangkap artinya dengan cepat.

b. Tujuan Komunikasi Nonverbal

John V. Thil dan Courtland Bovee dalam Excellence In Business Communications menyatakan bahwa komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu :

1) Menyediakan/memberikan informasi.

2) Mengatur alur suatu percakapan.

3) Mengekspresikan emosi.

4) Memberikan sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

5) Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6) Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk memperlancar permainan golf.

III. PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi ialah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui suatu sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan (William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, dalam bukunya Business Communications Principles and Methods).

Proses dalam komunikasi menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil dibagi menjadi lima tahap, yaitu :

1) Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

2) Ide diubah menjadi suatu pesan.

3) Pemindahan pesan.

4) Penerima menerima pesan.

5) Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan-balik kepada pengirim.

KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI DAN CARA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut mencangkup masalah dalam pengembangan pesan, penyampaia pesan, penerimaan pesan, dan penafsiran pesan.

1) Masalah dalam Mengembangkan Pesan

Saat merumuskan pesan dapat timbul masalah-masalah yang disebabkan oleh munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau dengan orang yang akan menerima, adanya pertentangan emosi, atau adanya kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2) Masalah dalam Menyampaikan Pesan

Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindakan yang tak terbaca.

3) Masalah dalam Menerima Pesan

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

4) Masalah dalam Menafsiran Pesan

Munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut :

1. Membuat Suatu Pesan Secara Lebih Berhati-hati

Langkah awal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi ialah memperhatikan maksud dan tujuan komunikasi, dan audience yang dituju.

2. Meminimalkan Gangguan dalam Proses Komunikasi

Penyampaian pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki kondisi yang nyaman dan tenang, akustik yang baik, tempat duduk yang teratur, rapi dan nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya.

3. Mempermudah Upaya Umpan-Balik antara si Pengirim dan si Penerima Pesan

Cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikastor menghendaki umpan-balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat. Tetapi bila umpan-balik ceat tidak terlalu dipentingkan, sarana tulisan (surat) dapat menjadi alternatif yang baik untuk menyampaikan pesan.

sumber : Djoko Purwanto, "Komunikasi Bisnis", Penerbit Erlangga